Ramboll macht Verwaltung fit für die digitale Zukunft

20. November 2018
Um aktuellen Herausforderungen gerecht zu werden und die Zufriedenheit von Bürgern und Mitarbeitern zu erhöhen, braucht die öffentliche Verwaltung neue Strategien. Ramboll unterstützt bei Entwicklung und Umsetzung digitaler Konzepte.

Kreativer Lösungsentwickler, effizienter und gut vernetzter Fallmanager, persönlicher Berater und attraktiver Arbeitgeber. So soll das Bild der deutschen Verwaltung 2030 aussehen. Doch noch prägen vielerorts eingefahrene Abläufe und eine primär an Zuständigkeiten und Regeln orientierte Kultur den Arbeitsalltag. Das digitale Potenzial bleibt weitgehend ungenutzt. Dazu kommt der Frust vieler Bürger über lange Warte- und Bearbeitungszeiten und – aufgrund des bevorstehenden Generationenwechsels in der Verwaltung – ein immer härterer Wettbewerb um Talente und Fachkräfte. Wie sich hier gegensteuern und der digitale Wandel einleiten lässt, zeigen Dresden und der Landkreis Nordsachsen.

Nicht nur unzufriedene Bürger und der drohende Fachkräftemangel machen zunehmend Bund, Ländern und Kommunen in Deutschland zu schaffen. Auch das Onlinezugangsgesetz erhöht den Modernisierungsdruck in der Verwaltung: Es schreibt bis 2023 die Umstellung auf die digitale Antragsbearbeitung und elektronische Aktenverwaltung vor. Ämter und Behörden müssen vorhandene Arbeitsweisen auf den Prüfstand stellen und moderne Technologien als Chance begreifen, um Prozesse neu zu denken und zu gestalten. Denn Digitalisierung und Automatisierung steigern die Effizienz und erleichtern die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Ämtern. So bleibt mehr Zeit für persönliche Beratung, die Betreuung komplexerer Fälle und kreative Lösungen. Orts- und zeitflexibles Arbeiten sowie eine Kultur der Wertschätzung nach innen und außen steigern zudem die Zufriedenheit der Mitarbeiter. 

Mehr Zeit für Beratung und kreative Lösungen dank automatisierter Prozesse

„Viele standardisierte Abläufe und Verfahren in Ämtern und Behörden lassen sich gut automatisieren“, so Dominik Benke, Experte für Veränderungsprozesse im öffentlichen Sektor bei Ramboll. „In einer digitalen Verwaltung entfällt in der Regel zum Beispiel das zeitaufwändige Abtippen und der Abgleich von Daten durch den zuständigen Sachbearbeiter, da die Eingabe bei Standardvorgängen durch den Bürger im Vorfeld online erledigt wird. Ob ein Antrag vollständig ist, wird dank künstlicher Intelligenz automatisch geprüft. Das entlastet die Mitarbeiter und verschafft ihnen Zeit, sich intensiver um komplexere Fälle zu kümmern.“ Auch die Bürger profitieren, weil ihre Anträge schneller bearbeitet werden, Entscheidungen nicht mehr so lange dauern und sie – bei Bedarf – eine bessere Beratung erhalten.

Erfolgreiche Digitalisierung muss Mitarbeiter mitnehmen  

Länder wie Dänemark und die Niederlande gelten als Vorreiter für eine digitale Verwaltung. Bürger finden dort an Servicepoints unkompliziert und schnell Hilfe bei ihren Anliegen. Mitarbeiter sind dank agiler und flexibler Arbeitsstrukturen und -prozesse zufriedener als ihre deutschen Kollegen. Dank Digitalisierung und Automatisierung können sie Aufgaben schneller und auch außerhalb der Amtsstube erledigen, beispielsweise im Homeoffice oder direkt vor Ort beim Kunden. „Diese Flexibilität und Freiheit fördert Kreativität und Eigeninitiative, stärkt das lösungsorientierte Denken und Handeln sowie die Bereitschaft zur abteilungs- und behördenübergreifenden Zusammenarbeit“, so Dominik Benke. „Zudem gewinnt die Verwaltung als Arbeitgeber an Attraktivität.“ 

Auf dem Weg zur digitalen Verwaltung reicht es also nicht aus, Behörden mit moderner Technologie auszustatten. Erfolgsentscheidend sind zu 80 Prozent die Mitarbeiter. Sie müssen sich von Althergebrachtem verabschieden und neue Wege gehen. „Wenn wir Behörden und Ämter auf dem Weg in die digitale Zukunft beraten, gehen wir die bestehenden Prozesse ganzheitlich, ziel- und lösungsorientiert an und stellen die Bedürfnisse und Erwartungen der beteiligten Menschen in den Mittelpunkt“, erklärt Dominik Benke den Beratungsansatz von Ramboll. „Denn nur wenn Mitarbeiter und Führungskräfte den digitalen Wandel mittragen und die Modernisierung von Strukturen und Prozessen als Chance begreifen, kann die Amtsstube ihr verstaubtes Image ablegen.“

Dresden und Nordsachsen machen vor, wie es geht

Wie der digitale Wandel auch in Deutschland erfolgreich und gemeinsam mit allen Beteiligten angegangen werden kann, zeigt das Beispiel Dresden. Hier bietet nicht nur der geplante Rathausneubau Chancen, Kultur und Arbeitsweise der Verwaltung zu modernisieren. Gemeinsam mit Ramboll arbeitet die Landeshauptstadt auch daran, die 6.000-Mitarbeiter starke Verwaltung strukturell und technisch fit für die Zukunft sowie attraktiver für Mitarbeiter und Bürger zu machen. Für das Umsetzungskonzept, das kurz vor dem Abschluss steht, hat Ramboll zusammen mit den Mitarbeitern, Führungskräften und den sechs Bürgermeistern der Stadtverwaltung Zielbilder für die Verwaltung 2030 entwickelt. Auch konkrete Maßnahmen für den Weg dorthin wurden ausgearbeitet. Der Veränderungsprozess beginnt ab Januar 2019.

Als großer, dünnbesiedelter Landkreis mit einer alternden Bevölkerung und zum Teil sehr strukturschwachen Gemeinden steht Nordsachsen noch stärker als Dresden vor dem Problem qualifizierte Fachkräfte für die Verwaltung zu finden. Dazu kommt, dass auch die Bürger fern der Verwaltungszentren einen einfachen und schnellen Zugang zu Services und persönlicher Beratung benötigen. Gemeinsam mit Ramboll analysiert der Landkreis deshalb zurzeit Handlungsbedarfe und -felder. Zum Beispiel verlieren insbesondere die Mitarbeiter, die für soziale Dienste zuständig sind und Hausbesuche bei Familien oder Senioren machen müssen, viel Zeit durch lange An- und Abfahrtswege. Mobile Endgeräte, die Einführung der E-Akte und Homeoffice-Lösungen könnten hier Abhilfe schaffen. Auch die Beantragung und Beauftragung von Wohngeld, Baugenehmigungen und Wirtschaftsförderung soll optimiert werden. Digitale Lösungen und eine neue Front- und Back-Office-Struktur helfen dabei, Prozesse zeiteffizienter aufzusetzen, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen und gleichzeitig dem Wunsch der verschiedenen Zielgruppen nach einem persönlichen Ansprechpartner gerecht zu werden.

 

Projekte

Dresden

Zukunftskonzept für die Stadtverwaltung Dresden

Ramboll erstellt ein handlungsleitendes Konzept für die zentralen Themen einer Verwaltung der Zukunft.

Ramboll

Ramboll
Chilehaus C – Burchardstraße 13
20095 Hamburg
Tel: +49 40 302020-0
Fax +49 40 302020-199

Mail: info@ramboll.de

Unternehmen der Ramboll-Gruppe in Deutschland

Unternehmen der Ramboll-Gruppe in Deutschland

Ramboll GmbH


Ramboll Management Consulting GmbH


Ramboll Holding GmbH


Ramboll Studio Dreiseitl GmbH


Ramboll BBB GmbH


Ramboll CUBE GmbH


Ramboll Environment & Health GmbH


Weitere Seiten

Weitere Seiten